法律で義務付けられている「運転日報」。電子化のメリットとは？
法律で義務付けられている運転日報。紙ベースでの管理は時間や労力がかかり、義務に大きく負担を与えています。しかし、運転日報を電子化することで様々な課題を解決することが出来ます。この記事では運転日報を電子化するメリットについて解説します。
１．運転日報とは
業務で自動車を使用した際に残す記録のこと。「トラックなどの一般貨物自動車運送事業を営む企業」「一定数の社用車を保有する一般企業（乗車定員が１１人以上の自動車なら１台、その他の自動車なら５台以上を使用している企業）」は運転日誌の記録・保管が義務付けられています。
２．運転日報の記載事項
貨物自動車運送業輸送安全規則８条に準じて、記載しなければならない項目は下記です。
・運転者の氏名
・乗務した事業用自動車の自動車登録番号
・発車及び到着した地点と日時、主な経過地、運転した走行距離
・業務上で交替した地点
・休憩した地点及び休憩時間
・貨物の積載や集荷等の状況
・道路交通法または自動車事故報告規則に規定される事故、著しい運行の遅延等の
異常事態が発生した際の概要及び原因
・運行経路等の運行指示内容
その他、業務用の社用車を保有する企業が記載しなければならない項目は下記です。
・運転者の氏名
・運転の開始及び終了の日時
・運転した走行距離
・その他、自動車の運転状況を把握するために必要な事項
３．運転日報の役割
運転日報の役割は、事故の可能性を減らし、安全に荷物を輸送することです。運転日報によって、ドライバーが長時間の運転や休憩不足で疲労していないか確認したり、走行距離に応じて車両のメンテナンスをすることもできます。
４．運転日報電子化のメリット
運転日報を電子化するメリットは主に３つあります。
①データでまとめる際の時間とコスト削減
運転者が運転状況を思い出し、必要事項を記載する手間。安全運転管理者がその内容を確認する手間。手書きだとドライバーによって書き方が異なり、安全運転管理者が目を通した際に読み込むことができず、確認に時間を要します。
②正確性が高い
運転日報に関わる一連の業務が自動化されることで、より正確な情報の把握や記録ができます。ドライバーにもよりますが、手書きだと業務の一部を忘れたり、記憶が曖昧のまま記載してしまうことは少なくありません。
③保管スペースが不要
運転日報は最低１年間の保存期間が設けられているので、紙で管理していると補完すべき書類が膨大な量になります。データで運転日報を作成・保管するとデータの集計や検索が容易になります。
以上のことから、手書き運転日報はさまざまな課題を抱えており、電子化がおすすめです。
５．まとめ
運転日報は法令上においても必ず作成しなければならないものです。記録を電子化することで、余計なコストを削減し、「無理」「無駄」「ムラ」をなくし、効率的に業務を遂行できるようにすることが出来ます。紙の運用と電子化の業務効率の差は一目瞭然です。ぜひこの機会に運転日報の電子化を検討してみてはいかがでしょうか。
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